דילוג לתוכן
רצףRETZEF
רצף – הפקת מסמכים

אוטומציות: Zapier ו-Make

מחברים את רצף לאלפי אפליקציות בלי לכתוב קוד: חשבונית אוטומטית אחרי תשלום, שורה בגיליון על כל מסמך, שליחת המקור ללקוח ועוד
תיעוד ה-APIאוסף Postman
Zapier
זאפ (Zap) הוא "כשקורה X – עשה Y". רצף מופיע ב-Zapier כאפליקציה עם טריגרים, פעולות וחיפושים.
Make
תרחיש (Scenario) ב-Make בונים בגרירה של מודולים. אותם טריגרים, פעולות וחיפושים כמו ב-Zapier.
בטוח מההתחלה
החיבור הוא מפתח API של העסק. מינויים לאירועים נשלחים רק לשרתים של Zapier ושל Make, מופיעים בכרטיס ה-webhooks ונמחקים כשמבטלים את המפתח.
איך מתחברים
פעם אחת לכל עסק. אותו מפתח עובד גם ב-Zapier וגם ב-Make.
  1. 1

    באזור האישי, בעסק הרצוי, נכנסים ללשונית API, ובכרטיס חיבור ל-Zapier / Make לוחצים יצירת מפתח API (בעל העסק, בכניסה עם סיסמה). קוראים למפתח למשל "Zapier". המפתח מתחיל ב-iek_ ומוצג פעם אחת בלבד – מעתיקים אותו מיד.

  2. 2

    ב-Zapier: יוצרים זאפ, בוחרים את האפליקציה רצף, ובחיבור החשבון (Connect a new account) מדביקים את המפתח. שם החיבור יהיה שם העסק.

  3. 3

    ב-Make: מוסיפים מודול של רצף לתרחיש, לוחצים Add ליד החיבור (Connection) ומדביקים את המפתח. בטריגר מיידי Make יוצר webhook ורושם אותו אצלנו לבד.

  4. 4

    זהו. כל מינוי שהפלטפורמה יוצרת מופיע בכרטיס ה-webhooks בלשונית ההגדרות, מסומן Zapier או Make, ושם אפשר גם לנתק אותו. ביטול המפתח בלשונית ה-API מנתק את כל החיבורים שלו.

מה אפשר לעשות
אותן יכולות בשתי הפלטפורמות. רשימות נפתחות (סוגי מסמכים, עיצובים, לקוחות ופריטים) נטענות מהעסק שלכם.

טריגרים – כשקורה משהו ברצף

  • מסמך חדש

    מיד כשמופק מסמך (REST hook), עם סינון לפי סוג מסמך. כולל את פרטי המסמך המלאים, הלקוח, השורות והקישור לשיתוף כשנוצר.

  • הופק מקור

    כשמופק המקור (ממוחשב חתום או להדפסה) – למשל כדי לשלוח אותו ללקוח או לשמור בתיקייה.

  • לקוח חדש

    כרטיס לקוח חדש (בדיקה כל כמה דקות; לכרטיסים אין אירועים מיידיים).

פעולות – לעשות משהו ברצף

  • הפקת מסמך

    חשבונית מס, חשבונית מס / קבלה, קבלה, הצעת מחיר ועוד: סוג מסמך, עיצוב (מותג), לקוח מכרטיס או לפי פרטים, שורות, תשלומים, מחירים כולל מע״מ והערות. אפשר לבקש גם קישור לשיתוף.

  • תצוגה מקדימה (PDF)

    אותו טופס, בלי להפיק: בדיקה מלאה וקובץ PDF של המסמך כפי שיופק. שום דבר לא נשמר.

  • כרטיס לקוח חדש

    שם, ח״פ, אימייל, טלפון, כתובת, תנאי תשלום ומזהה חיצוני (למשל מה-CRM).

  • עדכון כרטיס לקוח

    רק השדות שמולאו משתנים. מסמכים שכבר הופקו לא משתנים.

  • פריט חדש במחירון

    שם, מק״ט, מחיר ליחידה, יחידת מידה והאם המחיר כולל מע״מ.

  • קישור לשיתוף

    קישור קבוע למסמך שנפתח בלי התחברות, לשליחה בוואטסאפ או במייל.

  • PDF של המסמך (העתק)

    קובץ ה-PDF של העתק המסמך, לצירוף למייל או לשמירה בדרייב.

חיפושים

  • חיפוש לקוח

    לפי מזהה חיצוני, ח״פ או אימייל (התאמה מדויקת). ב-Zapier אפשר גם ליצור כרטיס כשלא נמצא.

  • חיפוש מסמך

    לפי סוג ומספר מסמך.

  • חיפוש פריט

    לפי מק״ט.

רעיונות לאוטומציות
  • תשלום ב-Stripe / PayPal / טופס הזמנה ← חשבונית מס / קבלה ללקוח, עם קישור לשיתוף.
  • מסמך חדש ברצף ← שורה חדשה ב-Google Sheets (מספר, לקוח, סכום, מע״מ).
  • הופק מקור ← שליחת ה-PDF ללקוח ב-Gmail ושמירה ב-Google Drive.
  • עסקה שנסגרה ב-CRM (HubSpot, Pipedrive, monday) ← חיפוש לקוח לפי מזהה חיצוני, ואם אין – כרטיס חדש, ואז הצעת מחיר.
  • לקוח חדש ברצף ← איש קשר חדש ב-CRM או ברשימת התפוצה.
  • מסמך חדש ← הודעה בערוץ Slack של הנהלת החשבונות.
חשוב לדעת
  • מסמך שהופק לא נמחק ולא משתנה. כדאי לבדוק אוטומציה חדשה קודם עם הפעולה תצוגה מקדימה, שלא מפיקה כלום.
  • סכומים בטפסים בשקלים (למשל 117.00); המערכת שומרת באגורות.
  • הודעות השגיאה מגיעות מהמערכת בעברית, כמו באתר – למשל "חשבונית מס/קבלה מחייבת תשלום מלא".
  • מגבלות קצב: עד 120 קריאות בדקה למפתח, ועד 2 הפקות בשנייה (60 בדקה) לכל עסק. כשעוברים אותן, Zapier מחכה ומנסה שוב לבד; ב-Make מוסיפים למודול טיפול בשגיאה עם ניסיונות חוזרים (Break). הבקשה שנחסמה לא בוצעה, כך שלא נוצר מסמך כפול.
    מנוע 0.20
  • עד 25 מינויים לאירועים לכל עסק, בנפרד מ-webhooks שהגדרתם בעצמכם.
    מנוע 0.19
  • מפתחים: הנתיבים /v1/businesses/:id/integration-hooks ונתיבי הסקירה בתדירות מתועדים ב-תיעוד ה-API, וכל ה-API מוכן לבדיקה ב-אוסף ה-Postman.